aqui va el pedido de ayuda:
ante todo quiero aclarar que eta ayuda es para armar un programa para una escuela secundaria de neuquen publica en la cual trabajo.
contamos con una base de datos de los alumnos que egresaron, abandonaron y del ciclo actual en excel la cual esta vinculada entre si. pero se esta haciendo engorrosa y bastante pesada para ir trabajandola ya que esa base maneja en hoja "A" inscripcion de alumnos; hoja "B" (los que se inscriben por primera ves y la "B" bis ya fueron alumnos del establecimieno emite la matricula con todos los datos del alumno, materias adeudadas,documentacion del legajo del alumno, familiares y escuela en la que curso en años anteriores; Hoja "C" materias adeudadas, hoja "D" legajo del alumno, haja "E" recopila nº de DNI,situacion del alumno, libro y folio matriz, nombre y apellido,curso,division y año lectivo; "F" se asientan los egresados; "G" se realizan las constacia de alumno regular; "H" certificados de estudio; "I" certificado de titulo en tramite.
lo que me gustaria poder hacer algo mas facil (que cuando necesite datos de uno o mas alumnos me los muestre de una y no ir juntadolos), ya que para que cada una de las hojas vayan tomando los datos debo cargarle el dni de los alumno y por formula que fui haciendo se van completando. todo esto me costo un monton ya que soy un novato. intente varias vees con access (ya que mucho me comentaron queera la solucion)pero no arranco ya que no lo puedo entender. por eso solicito ayuda solidaria. desde ya muchas gracias por la buena predisposicion. la base no la cargo por que es muy pesada pero no tengo problema de mostrala
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me podran ayudar
Hola,
¿De que versión de excel se trata? ¿Tienes algún conocimiento de visual basic o VBA?
Realmente, Access es una buena opción, la importación de datos entre excel y access no es un problema ya que se entienden bien.
Tendrías que dedicarle un poco de tiempo al principio, pero acabarías conseguiendo una herramienta muy cómoda y rápida.
Lo dicho, cuéntame algo más.
Saludos,
Maxsmart.
tengo la 2003. Te comento que no tengo conocimiento de ninguna de las dos. he intentado con access y no puedo conseguir ningun resultado. no se si es por que soy medio duro o bien me falta capacitacion. he bajo un monton de cosas de access pero no agarro viaje; tambien he consultado pero veo que hay personas que son un poco egoistas ya que saben pero no te tirar ninguna. que pero no agarro viaje. no se que se puede hacer. con excel me costo un monton pero leyendo distintos ejemplos de formulas pude sacar lo tengo. desde ya muchas gracias por lo que puedas acompañarme
Hola fliapaca,
No sé cómo está la legislación sobre tratamiento de datos en Argentina, pero si vivieses en España y ofrecieses públicamente los datos de esos alumnos, la Agencia de Protección de Datos podría multarte con decenas de miles de euros. Cuidado con ese tema, cualquier alumno de tu escuela podría sentirse enojado.
Volviendo al problema que nos ocupa, realmente te han aconsejado bien. Una base de datos relacional, como Access, es la forma de tratar registros de personas que van a tener muchos datos en común. El inconveniente inicial puede ser encontrar una forma fácil de migrar los datos, pero una vez que ya tienes toda la información en Access, las consultas son inmediatas (con el asistente de consultas, si no sabes SQL, va bastante bien) y los formularios que te permiten mostrar información de las consultas e interactuar con las tablas, también pueden ser generados por asistentes, si no son muy complejos.
Solo te digo que Access no se aprende de un día para otro, puede llevarte varias semanas. No sé si en la biblioteca de la escuela o en otra biblioteca pública del ayuntamiento de tu localidad habrá libros sobre Access ... pero si no los hay, seguro que buscando con Google encontrarás montones de información sobre Access para novatos. Lo importante es tener motivación y perseverar.
El truco consiste en agrupar los datos comunes en tablas. Una tabla ALUMNOS con los campos de datos que puedan estar relacionados con esa persona, luego eres tú quien dice si un determinado campo puede o no quedar vacío. Y luego tal vez otras tablas menores, que pueden tener campos comunes con los campos que definen al alumno ... tal vez una tabla de MATERIAS ... tal vez una tabla de ESCUELAS ... normalmente estas tablas secundarias tienen un número de elementos finito sobre el cual poder elegir. No hay cientos de asignaturas ni cientos de escuelas ... pero sí puede haber cientos o miles de alumnos. ¿Vas entendiendo el esquema mental?
Se puede llegar a cruzar la información de tal forma, que al rellenar una ficha de alumno (un registro dentro de la tabla ALUMNOS) tome datos de otras tablas automáticamente, o saque un desplegable para elegir un valor de entre los disponibles en otra tabla ... se pueden hacer muchas cosas con tiempo y calma, pero sobre todo tiempo. Como dije arriba, hasta que aprendes desde cero, pueden pasar varias semanas.
gracias aguila roja por tu recomendacion. voy aa evitar dar datos de los alumnos por cualquier coso en caso que alguien quiera ver la base. he bajado varias cosas de access y me he puesto varias horas pero no termino de entender como funciona
Muchas veces lo primero es coger una hoja grande de papel y empezar a escribir a mano cuáles son todos los campos de datos que necesitamos (supongo que sabes distinguir los conceptos de campos, registros y tablas, ¿no?). Un vistazo rápido de esa información resumida en esa hoja de papel, te ayudará a crear un modelo de datos similar en Access.
A veces una base de datos sencilla, no tiene más que una única tabla y nos sirve ... pero enseguida veremos si al organizar los datos que necesitamos, aparece más de una vez un mismo campo en más de un lugar. Esos campos son candidatos a segregarse a otra tabla diferente, para no tener que duplicar innecesariamente información.
Como dije, busca en Google algún cursillo online. Uno de los resultados que me han salido es es este excelente curso rápido en 12 páginas de la web de WikiLearning. Y en en este otro blog hay PDFs con ejercicios resueltos que te pueden guiar.
ok gracias lo veo y te comento
